Bertelepon
dengan Kalimat yang Efektif dan Bahasa yang Santun
Pada
saat ini, telepon menjadi alat komunikasi yang sangat efisien dan efektif.
Telepon dapat memecahkan kendala komunikasi yang terhalang jarak. Percakapan
melalui telepon diatur dengan kaidah sopan santun. Kaidah sopan santun
diterapkan untuk menciptakan hubungan yang dilandasi sikap saling menghormati.
Membaca Teks Contoh dan Memahami Sopan-Santun Bertelepon
Penanda kesantunan dalam bertelepon antara lain, (1) memahami
tatacara menelepon dan (2) menggunakan kalimat yang disusun dengan pilihan kata
yang bermakna sopan.
Bacalah teks percakapan
melalui telepon berikut dan perhatikan bagian-bagian-nya!
1.
Salam Pembuka
2.
Menyampaikan identitas
3.
Menyampaikan maksud menelepon
4.
Menyampaikan inti pembicaraan
telepon
5.
Salam Penutup
ETIKA
BERTELEPON
Etika
bertelepon ialah tata cara atau aturan-aturan yang baik mengenai cara
menelepon.
1.
Mengangkat dengan segera bila telepon berdering
2.
Memperkenalkan diri terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang
melalui telepon
3.
Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan, dan tepat
4.
Menyapa penelepon dengan sebutan Ibu atau Bapak
5.
Berbicara dengan jelas, ramah, dan menyenangkan
6. Bertanya dengan bijaksana
7. Mencatat pesan atau pembicaraan
8. Mengucapkan terima kasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan
9. Meletakkan gagang telepon dengan pelan.
Etika bertelepon harus diperhatikan secara khusus,antara lain:
1. Sebaiknya menggunakan bahasa yang resmi
2. Tidak berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon
3. Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen
4. Berbicara tidak terlalu banyak basa-basi
5. Tidak berbicara dengan nada kasar apalagi membentak
6. Janganlah berbicara dengan nada memerintah
7. Janganlah membiarkan penelepon menunggu terlalu lama,tanpa penjelasan,hanya
terdengar bunyi musik
8. Tidak mentransfer berkali-kali apalagi ditransfer ke alamat yang keliru
9. Nada dan intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah
10.Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon
Bahasa ketika bertelepon harus
santun pula,artinya meskipun kita telah mengenal dekat orang yang menelepon
tetapi ketika bertelepon harus sopan,hormat,tidak menggunakan kata-kata yang
kurang baik atau memanggil dengan sebutan yang tidak pada tempat nya atau tidak
pantas (sekalipun maksudnya hanya bercanda). Ciri orang yang profesional ialah
mampu mengendalikan diri,termaksud mengendalikan emosi berupa rasa kesal.
CARA
MENANGANI TELEPON
Cara menangani telepon harus bersikap menyenangkan,efektif dan efisien, karena
hal ini sangat berpengaruh terhadap kredibilitas atau tingkat keterpercayaan
terhadap perusahaan. Cara menangani telepon ada dua macam yaitu:
1. Respon untuk panggilan (incoming calls)
2. Melakukan panggilan (outgoing calls)
1. Respon untuk panggilan telepon atau menerima
telepon
Hal-hal umum yang harus
diperhatikan ketika menerima telepon:
a. Mengangkat gagang telepon
b. Telepon yang berasal dari saluran langsung,tidak melalui operator,berbeda
penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tidak langsung
c. Gunakan bahasa yang resmi,komunikatif (maksudnya jelas,dapat
dipahami,singkat dan tepat)
d. Apabila orang yang dikehendaki oleh si penelepon berada ditempat, secepatnya
dihubungkan kepada yang ditujunya
e. Apabila telepon salah sambung,jelaskan dengan ramah bahwa yang bersangkutan
salah sambung
f. Bila penelepon akan menghubungi pimpinan,maka ada hal atau cara tertentu
yang harus diperhatikan
g. Bresikaplah sopan,ramah,hangat,dan akrab karena sifat dan sikap kita akan
terpantul melalui nada suara.
Hal-hal yang khusus yang harus
diperhatikan ketika menerima telepon,yaitu:
a. Mengangkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kiri dan tangan kanan
memegang alat tulis serta kertas berisi lembar pesan telepon (LPT)
b. Menyampaikan salam
c. Menyebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan
d. Mencatat hal-hal penting dalam lembar pesan telepon (LPT)
e. Bila penelepon kurang jelas,jangan sampai menyebutkan kata apa, hah, heh, karena
hal itu tidak sopan
f. Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar
penelepon menyebutkan identitas
dengan jelas dan nomor telepon yang dapat dihubungi
g. Usahakanlah menerima telepon dengan bersemangat meskipun pekerjaan menumpuk,
jangan sampai suara terdengar lesu
h. Jika penelepon terdengar tidak ramah, atau bermaksud mengadu, tanganilah
dengan cara profesional.
i. Tetap tenang, kendalikan diri, berbicara dengan sabar, bijaksana,
namun tegas.
j. Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon
(jadilah pendengar yang baik)
k. Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas, singkat dan tepat
l. Menyebut nama penelepon dengan tepat, jangan sampai keliru.
sikap dalam pelanyanan efektif sebagai seorang penerima
telepon yang perlu diperhatikan adalah 7C yaitu:
1. Caring
Memperhatikan, mendengarkan dan mencatat masalah konsumen
atau penelepon
2. Commited
Merasa terikat dengan organisasi,tidak melemparkan
permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan pribadi
3. Confident
Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah.
4. Considetate
Bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon
5. Controlled
Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan
kekecewaan ( marah )
6. Creative
Mampu menemukancara - cara yang baik dalam menerima telepon
7. Contagious
Besikap gembira,antusias, sejuk, damai pada penelepon.
Ketika menerima telepon, usahakanlah menerima dengan suara yang baik atau
phonogenic. Phonogenic adalah suara yang baik dalam bertelepon atau menerima
telepon., yaitu suara yang memberi kesan santun, bersahabat , ramah, dan penuh
perhatian.
Alat - alat yang di gunakan dalam menerima telepon,
yaitu :
1. pesawat telepon
2. kalender meja
3. jam dinding
4. alat tulis
5. lembar pesan telepon ( LPT )
6. daftar nomor telepon ekstention internal
7. buku daftar telepon masuk
2. Melakukan panggilan telepon atau menelepon
Persiapan menelepon yaitu :
1. Siapkan nomor telepon
yang hendak di tuju
2. Siapkan peralatan
menulis berupa kertas dan ballpoint
3. Catatlah hal - hal
pokok yang akan di sampaikan kepada pihak yang di tuju
Pelaksanaan
menelepon :
- memutar atau
menekan nomer telepon yang di tuju dengan tepat sesuai dengan yang dimaksud
- bila ada
kesalahan menelepon segeralah minta maaf
- berikan salam
dan menyebutkan identitas diri bila telah tersambung
- mengemukakan
maksud dan tujuan dengan tepat dan jelas dan mudah di pahami
- mencatat hal -
hal yang penting
- mengakhiri
pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam
- meletakan gagang
telepon dengan pelan
Ketika
menerima telepon atau menelepon seorang petugas telepon harus dapat
menyampaikan informasi, secara singkat, padat dan jelas.
CARA
MENANGANI TELEPON
Cara menangani telepon harus bersikap menyenangkan,efektif dan efisien, karena
hal ini sangat berpengaruh terhadap kredibilitas atau tingkat keterpercayaan
terhadap perusahaan. Cara menangani telepon ada dua macam yaitu:
1. Respon untuk panggilan (incoming calls)
2. Melakukan panggilan (outgoing calls)
1. Respon untuk panggilan telepon atau menerima
telepon
Hal-hal umum yang harus
diperhatikan ketika menerima telepon:
a. Mengangkat gagang telepon
b. Telepon yang berasal dari saluran langsung,tidak melalui operator,berbeda
penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tidak langsung
c. Gunakan bahasa yang resmi,komunikatif (maksudnya jelas,dapat
dipahami,singkat dan tepat)
d. Apabila orang yang dikehendaki oleh si penelepon berada ditempat, secepatnya
dihubungkan kepada yang ditujunya
e. Apabila telepon salah sambung,jelaskan dengan ramah bahwa yang bersangkutan
salah sambung
f. Bila penelepon akan menghubungi pimpinan,maka ada hal atau cara tertentu
yang harus diperhatikan
g. Bresikaplah sopan,ramah,hangat,dan akrab karena sifat dan sikap kita akan
terpantul melalui nada suara.
Hal-hal yang khusus yang harus
diperhatikan ketika menerima telepon,yaitu:
a. Mengangkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kiri dan tangan kanan
memegang alat tulis serta kertas berisi lembar pesan telepon (LPT)
b. Menyampaikan salam
c. Menyebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan
d. Mencatat hal-hal penting dalam lembar pesan telepon (LPT)
e. Bila penelepon kurang jelas,jangan sampai menyebutkan kata apa, hah, heh,
karena hal itu tidak sopan
f. Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar
penelepon menyebutkan identitas
dengan jelas dan nomor telepon yang dapat dihubungi
g. Usahakanlah menerima telepon dengan bersemangat meskipun pekerjaan menumpuk,
jangan sampai suara terdengar lesu
h. Jika penelepon terdengar tidak ramah, atau bermaksud mengadu, tanganilah
dengan cara profesional.
i. Tetap tenang, kendalikan diri, berbicara dengan sabar, bijaksana,
namun tegas.
j. Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon
(jadilah pendengar yang baik)
k. Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas, singkat dan tepat
l. Menyebut nama penelepon dengan tepat, jangan sampai keliru.
sikap dalam pelanyanan efektif sebagai seorang penerima
telepon yang perlu diperhatikan adalah 7C yaitu:
1. Caring
Memperhatikan, mendengarkan dan mencatat masalah konsumen
atau penelepon
2. Commited
Merasa terikat dengan organisasi,tidak melemparkan
permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan pribadi
3. Confident
Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah.
4. Considetate
Bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon
5. Controlled
Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan
kekecewaan ( marah )
6. Creative
Mampu menemukancara - cara yang baik dalam menerima telepon
7. Contagious
Besikap gembira,antusias, sejuk, damai pada penelepon.
Ketika menerima telepon, usahakanlah menerima dengan suara yang baik atau
phonogenic. Phonogenic adalah suara yang baik dalam bertelepon atau menerima
telepon., yaitu suara yang memberi kesan santun, bersahabat , ramah, dan penuh
perhatian.
Alat - alat yang di gunakan dalam menerima telepon,
yaitu :
1. pesawat telepon
2. kalender meja
3. jam dinding
4. alat tulis
5. lembar pesan telepon ( LPT )
6. daftar nomor telepon ekstention internal
7. buku daftar telepon masuk
2. Melakukan panggilan telepon atau menelepon
Persiapan menelepon yaitu :
1. Siapkan nomor telepon
yang hendak di tuju
2. Siapkan peralatan
menulis berupa kertas dan ballpoint
3. Catatlah hal - hal
pokok yang akan di sampaikan kepada pihak yang di tuju
Pelaksanaan
menelepon :
- memutar atau
menekan nomer telepon yang di tuju dengan tepat sesuai dengan yang di
maksud
- bila ada
kesalahan menelepon segeralah minta maaf
- berikan salam
dan menyebutkan identitas diri bila telah tersambung
- mengemukakan
maksud dan tujuan dengan tepat dan jelas dan mudah di pahami
- mencatat hal -
hal yang penting
- mengakhiri
pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam
- meletakan gagang
telepon dengan pelan
Ketika
menerima telepon atau menelepon seorang petugas telepon harus dapat
menyampaikan informasi, secara singkat, padat dan jelas.
Meskipun
seorang pegawai telah berupaya memenuhi kriteria tersebut diatas, namun
hambatan atau gangguan ketika bertelepon kadang-kadang terjadi. ada 2 faktor
hambatan ketika bertelopn, yaitu:
1. Faktor alat.
2. Faktor pengguna telepon.
Faktor alat, maksudnya hambatan terjadi karena peralatan telepon tidak
berfungsi dengan baik. Hal seperti ini dapat berupa: suara berisik, suara
timbul tenggelam, suara mengecil, tidak terdengar nada kontak, nada sambung
tidak terdengar, sambungan terputus ketika berbicara.
Faktor pengguna telepon, maksudnya orang yang menggunakan telepon, baik
menerima telepon maupun penelepon bersikap kurang baik seperti, berbicara
sambil makan, meninggalkna telepon sambil berbicara kepada orang lain atau
berbicara kepada pihak ketiga, desah nafas keras, berbicara kurang baik atau
kotor, sambil bersenda gurau yang keterlaluan, berbicara dengan kepala bergerak
ke kanan dan ke kiri, letak gagang telepon ketika berbicara terlalu keatas atau
kebawah.